Kopiranje metapodataka na novonastale zapise

Nakon postupka razdvajanja zapisa, sustav omogućuje prijenos metapodataka s matičnog (parent) zapisa na novonastale izvedene (child) zapise. Ova funkcionalnost koristi se ako želite prenijeti sve ili samo određene skupove metapodataka (poput općih informacija, klasifikacija ili tehničkih opisa) na novonastale zapise, ovisno o potrebama obrade.

U ovom specifičnom slučaju prenose se metapodaci zajednički za sve zapise nastale skeniranjem iste kutije, poput broja kutije, vremena, baze te procesnih metapodataka.

Usporedba metapodataka prije kopiranja

Prije samog prijenosa metapodataka možete pregledati strukturu i hijerarhijski odnos između matičnog (parent) zapisa i njegovih izvedenih (child) zapisa.

Za pregled odnosa, u alatnoj traci zapisa kliknite na ikonu .

Otvara se sučelje Povezanost zapisa u kojem su izlistani svi izvedeni (child) zapisi povezani s matičnim zapisom.

Za bolji pregled strukture kliknite na ljubičastu okruglu ikonu u gornjoj alatnoj traci (slika 02) kako biste prebacili prikaz na vizualizirano stablašce odnosa (slika 03).

Klikom na gumb Info (ikona i u plavom kružiću) uz prvi izvedeni zapis otvara se detaljni pregled njegovih metapodataka.

Usporednim prikazom s matičnim (parent) zapisom vidljivo je da izvedeni (child) zapis na desnoj strani trenutno nema popunjena polja metapodataka, poput Roka čuvanja, Pojavnog oblika, Vrste sadržaja i sl. (slika 04).

Usporedbom dvaju prikaza jasnije se vidi razlika: dok matični (parent) zapis na lijevoj strani ima definirane metapodatke (kao što su Rok čuvanja, Pojavni oblik, Vrsta sadržaja, Vrsta zapisa i Ograničenje dostupnosti), izvedeni (child) zapis na desnoj strani trenutno nema popunjena ta polja (slika 04). Te metapodatke potrebno je kopirati na sve child zapise.

Kopiranje metapodataka

Za pokretanje postupka kopiranja metapodataka otvorite detalje matičnog (parent) zapisa te u alatnoj traci kliknite na ikonu Akcije nad zapisom (plava raketica s munjom, slika 05).

Iz otvorenog izbornika modula odaberite opciju Razdvoji zapis (slika 06).

U otvorenom sučelju prikazan je popis prijašnjih razdvajanja odabranog zapisa (u ovom primjeru vidljivo je jedno razdvajanje izvršeno prije 3 dana).

U tablici s desne strane, pod stupcem Options, otvorite padajući izbornik i odaberite opciju Metadata from source: 38723 (slika 07).

Otvara se sučelje za odabir metapodataka koji će se prekopirati na izvedene (child) zapise.

U ovom koraku označite kvačicom polja metapodataka koja odgovaraju potrebnim zahtjevima obrade — u prikazanom primjeru odabrani su procesni metapodaci te opći arhivski metapodaci koji se odnose na sve zapise (poput Baze, Vremena stvaranja, Kutije, Vrste zapisa, Vrste sadržaja, Pojavnog oblika, Ograničenja dostupnosti i Roka čuvanja) (slika 08).

Nakon odabira željenih polja kliknite na gumb Verify.

Sustav će nakon provjere prikazati napomenu o razlikama (Record validation found errors, slika 09). Ova je poruka u potpunosti očekivana jer izvedeni (child) zapisi u ovom trenutku još uvijek nemaju dodijeljene vrijednosti u odabranim poljima.

Ispod obavijesti prikazuje se detaljan pregled po svakom izvedenom zapisu. Crveni znakovi upozorenja jasnije prikazuju koja odabrana polja na pojedinom child zapisu još nisu popunjena (slika 10).

Iako su polja Baza i Vrijeme stvaranja u ovom slučaju već popunjena vrijednostima, postupkom kopiranja želimo ih prebrisati vrijednostima s matičnog zapisa. Stoga je navedena obavijest u potpunosti u redu i možemo nastaviti s procesom.

Za pokretanje prijenosa metapodataka s matične razine kliknite na gumb Copy to childs (slika 11).

Otvara se sučelje za rješavanje konflikata metapodataka (Meta conflict resolution) koje nudi dvije opcije:

• Append only: nadopisuje metapodatke na child zapise bez uklanjanja postojećih vrijednosti.
• Wipe before: briše postojeće metapodatke u odabranim poljima te ih zamjenjuje novim vrijednostima s matičnog zapisa.

U ovom slučaj odabire se opcija Wipe before kako bi se postojeći podaci u potpunosti pregazili, nakon čega potvrdite akciju ponovnim klikom na gumb Copy to childs (slika 12).

Nakon pokretanja prijenosa otvara se sučelje s potvrdom uspješno izvršene akcije, u kojem se prikazuje zelena poruka s ukupnim brojem spremljenih promjena (Saved: 80, slika 13).

Za povratak na prethodne korake ili izlazak iz modula kliknite na žuti gumb Natrag.

Usporedba metapodataka nakon kopiranja

Ako ponovno usporedimo matični (parent) i izvedeni (child) zapis jedan pored drugoga, vidimo da su svi odabrani metapodaci (poput Roka čuvanja, Pojavnog oblika, Vrste sadržaja, Vrste zapisa i Ograničenja dostupnosti) sada uspješno preneseni na izvedeni zapis te su polja u potpunosti usklađena s vrijednostima matičnog zapisa (slika 14).